Van gegevens overzetten tot documenten verwerken: veel terugkerend werk kan eenvoudiger. Ik help je ontdekken wat zinvol is om te automatiseren en bouw de workflows, koppelingen en AI-toepassingen die daarvoor nodig zijn.
Waar gaat nu onnodig tijd naartoe?
Een aanvraag komt binnen per e-mail. Iemand neemt de gegevens over, zoekt informatie op en stuurt een bericht naar een collega. Ondertussen wordt de voortgang bijgehouden in een spreadsheet. Het werkt, maar vraagt iedere keer opnieuw aandacht.
Misschien herken je dat. Of zie je mogelijkheden met AI, maar weet je nog niet waar je moet beginnen.
Ik help je het proces in kaart te brengen. Welke stappen herhalen zich? Waar ontstaat vertraging? En waar blijft het oordeel van een medewerker nodig? Vanuit die basis bepalen we wat een bruikbare eerste verbetering is.
Wat ik voor je kan automatiseren
Terugkerende taken en gegevensstromen
Gegevens overnemen, meldingen versturen en informatie tussen systemen uitwisselen: het zijn vaak kleine handelingen die gedurende de week veel tijd vragen.
Ik bouw workflows die zulke stappen met elkaar verbinden. Bijvoorbeeld een formulierinzending die een dossier aanmaakt, een bevestiging verstuurt en de juiste collega informeert. Of een koppeling die gegevens tussen bestaande toepassingen bijwerkt.
Daarbij kijken we ook naar uitzonderingen: wat moet er gebeuren als informatie ontbreekt of een systeem tijdelijk niet reageert?
Documenten en berichten verwerken met AI
Bij wisselende teksten en documenten kan AI helpen om informatie voor te bereiden. Denk aan het samenvatten van een document, het indelen van binnenkomende berichten of het opstellen van een conceptantwoord.
Ik onderzoek hoe zo’n stap in jullie werkwijze past en verbind die met het vervolgproces. De uitkomst kan bijvoorbeeld klaarstaan voor controle, worden toegevoegd aan een dossier of aanleiding geven tot een taak.
We testen met voorbeelden uit de praktijk en spreken af welke uitkomsten iemand moet nakijken voordat er iets mee gebeurt.
Gerichte AI-assistenten
Een AI-assistent kan helpen bij een afgebakende vraag of taak. Bijvoorbeeld informatie vinden in eigen documentatie, medewerkers door een proces leiden of een antwoord voorbereiden op een terugkerende klantvraag.
Ik werk uit welke informatie de assistent mag gebruiken en welke handelingen hij mag uitvoeren. Ook bepalen we wanneer een medewerker het overneemt.
Zo krijgt de assistent een duidelijke rol binnen het werkproces, met afspraken over gebruik, controle en beheer.
Een tool is geen doel
Een automatisering moet passen bij de mensen die ermee werken en de systemen die er al zijn. Daarom kijk ik naar het hele proces: van de eerste aanvraag tot de afhandeling en de uitzonderingen onderweg.
Ik combineer mijn ervaring met websites en software met praktische toepassingen van AI. Ik denk mee over de mogelijkheden en werk de oplossing zelf uit. Daardoor kunnen we tijdens het bouwen toetsen of de gekozen aanpak ook in de praktijk helpt.
We beginnen bij een concrete vraag en bouwen van daaruit verder.
Zo werken we samen
1. Het proces in beeld brengen
We bespreken hoe het werk nu verloopt, wie erbij betrokken zijn en waar tijd of aandacht verloren gaat. Ook bekijken we de gebruikte systemen en gegevens. Daarmee bakenen we af welke verbetering we als eerste willen realiseren.
2. Bouwen en in de praktijk testen
Ik werk de workflow of AI-toepassing uit. We testen de normale route én situaties waarin iets afwijkt. Je kijkt mee en geeft feedback, zodat de oplossing aansluit op de dagelijkse werkwijze.
3. In gebruik nemen en beheren
We spreken af hoe je de automatisering gebruikt, wie meldingen ontvangt en wie verantwoordelijk is voor het beheer. Ook bespreken we hoe aanpassingen worden opgepakt wanneer een proces of gekoppeld systeem verandert.
Praktische vragen
Nee. Een proces met vaste regels kan vaak met gewone automatisering worden ingericht. AI kan helpen wanneer bijvoorbeeld wisselende teksten of documenten verwerkt moeten worden. We kiezen per stap een passende aanpak.
Dat is vaak mogelijk. We bekijken welke koppelingen de betrokken systemen ondersteunen en welke gegevens moeten worden uitgewisseld. Zo wordt vooraf duidelijk wat haalbaar is en waar eventuele beperkingen zitten.
We spreken af welke stappen automatisch verlopen en waar een medewerker controleert of beslist. Ook bepalen we welke meldingen en registratie nodig zijn om de werking te kunnen volgen en afwijkingen op te merken.
Vooraf brengen we in kaart welke gegevens nodig zijn, welke diensten die verwerken en wie toegang krijgt. Bij AI-toepassingen bekijken we ook de instellingen en voorwaarden van de gekozen aanbieder. Dat nemen we mee in de technische keuzes.
Dat hangt af van het proces, de benodigde koppelingen en de rol van AI. Een eenvoudige gegevensoverdracht vraagt iets anders dan een toepassing met meerdere systemen en controlemomenten. Na een eerste gesprek kan ik de vraag afbakenen en een passend voorstel maken. Eventuele gebruikskosten van externe diensten bespreken we daarbij.
Welk werk wil jij makkelijker maken?
Vertel welke handelingen steeds terugkomen of waar een proces vastloopt. Je hoeft nog niet te weten hoe je dat kunt automatiseren. Daar denk ik graag over mee.